Bonjour à toutes et à tous,

Nous avons abordé beaucoup de choses (définies point par point ci-dessous) et nous avons pu discuter en duplex avec notre facilitatrice, Jocelyne.


          1. Format du FO et état d’esprit de la journée (festivités ? alimentation ?...)


Nous avons commencé par discuter du format du Forum Ouvert, à savoir qu’il aura lieu sur une seule journée (17 juin, date de disponibilité de la facilitatrice) dans une salle gratuite de 300m² environ et jardin de 250m² (salle Marion Cahour, quartier St-Félix/Hauts-Pavés) et qu’il accueillera 70 à 100 personnes.

Le thème est orienté sur la convergence des initiatives puisque des actions et des mouvements dans le sens de la transition existent déjà dans le pays nantais.

La salle sera accessible de 8h à 23h ce qui permet de prévoir des festivités le soir. Nous avons conclu sur le principe de l’auberge espagnole pour le repas du midi et les boissons froides. En plus, un service de boissons chaudes sera prévu en continu. Pour le repas du soir, nous avons évoqué la possibilité de proposer un repas confectionné sur place (type galette…rien n’est encore fixé) à moindre coût.

          2. Discussion avec Jocelyne, notre facilitatrice (en duplex)

 

Points de préparation :

 

→ Le thème : élargir un maximum le thème du FO. Plus le thème sera court, pertinent et clair, plus cela attirera de personnes de tout horizon.

Exemple du thème de Pau : « Articulons en Béarn nos actions individuelles et collectives pour aller vers un monde humain et responsable »

 

→ Les invitations : penser à préciser la participation aux frais. Normalement, Colibris Paris peut nous aider pour faire le flyer (modèle, impression, envoi).

 

→ La salle : accueil de 70 à 100 personnes. Préparation et installation du matériel la veille pour moins de stress le jour J.

 

→ Matériel (non exhaustif):

         - 10 petits coins d’ateliers + autant de paperboards

         - Les cloisons ne sont pas forcément nécessaires mais peuvent être utiles pour la « place du marché » et le « grand journal » (possibilité d’emprunt à la mairie de grilles cloisons et/ou de paravents, réservation 1 mois à l’avance).

         - Ordinateurs et clés usb (quantité définie prochainement par Jocelyne)

         - Boissons chaudes : location de systèmes spécifiques

 

→ Création d’affiches (pour la salle) :        

          - De type grande banderole plus ou moins longue avec l’inscription du thème et à mettre au fond de la salle (hauteur : 50cm, en couleurs, la faire à plusieurs)

          - Pour le rappel des grands principes du FO (format paperboard, en couleurs) : les personnes présentes sont les bonnes personnes, un atelier peut se tenir avec une seule personne, ça commence quand ça commence…

          - Pour le planning de la journée

          - Pour le plan de la salle

          - Pour expliquer le principe des papillons et des abeilles

          - Pour la salle des nouvelles (amenées par Jocelyne)


Point d’organisation des rôles :

 

Avant le forum :

→ Référant Colibris : Johanna

→ Communication Presse

→ Communication – administratif (gérer les invitations) 

 

Le jour du forum et juste avant :

→ L’hôte : discours d’introduction au début du FO puis annonce de Jocelyne pour l’ouverture et la présentation des grandes lignes du fonctionnement du forum

→ Annonces pratiques (buffet, organisation) : 1 personne

→ Ancreur : il assiste le facilitateur

→ Logistique : organisation et installation de la salle, 2 personnes

→ Restauration/pause-café : 1 personne présente de temps en temps

→ Salle des nouvelles : 2 personnes à l’aise avec l’informatique

→ Accueil : 2 personnes (exclusivement le matin)

 

Descriptif de la journée du FO :

 

    8h30 : arrivée des participants

    9h00 : ouverture (introduction de l’hôte et thème) + présentation par la facilitatrice

 

Phase d’émergence

          9h30 : marché (30-40 min), proposition d’ateliers

          10h30 : 2 tours d’ateliers de 45 min chacun

         

    Vers midi : repas

    Début d’après-midi : compte-rendu des discussions

 

Phase de convergence

          Invitation des participants à lire les sujets et à les prioriser

          Définition de 5 ou 6 plans d’actions d’ici la fin de la journée

    18h-18h30 : début des festivités

 

          3. Définition des équipes organisatrices

 

Nous avons par la suite complété le tableau des différents rôles à tenir. Anaïk devrait nous faire un récapitulatif.

 

          4. Flyer et définition des modes de communication/invitations

 

Nous allons communiquer par l’édition d’un flyer et l’envoi d’invitations par mail à la liste de contacts déjà constituée.

Le flyer est en cours de création. Il pourrait être recto-verso avec au recto, le thème (avec des tailles de police différentes) et au verso, le principe du FO, le but de cette journée, les modalités d’inscription…

Sur celui-ci, un encart sera prévu pour compléter une inscription à renvoyer par courrier pour ceux qui n’ont pas internet et peut-être qu’une page web sera créée pour les inscriptions en ligne. Nous avons aussi parlé de proposer une participation libre pour l’entrée du FO et qui sera mentionnée sur le flyer.

Pour toucher un large public, nous devons choisir un thème clair et généraliste et on compte aussi sur le bouche-à-oreille pour communiquer de manière plus efficace l’information au grand public.  

 

           5. Travail sur le thème du FO

 

Nous avons commencé par lister les mots qui nous semblent importants : changement, ensemble, harmonie, tous complémentaires, diversité, le pays nantais, organisation locale, ici on peut changer les choses, action, activité, convivialité, mieux-vivre, comment aller vers un monde humain et responsable.

 

Plusieurs propositions ont alors émergé :

Le premier jour du changement : journée d’échanges en pays nantais pour bien vivre

Écoutons notre expérience (ou partageons nos actions) pour un mieux vivre commun (ou bien-vivre commun ou bien-vivre ensemble) en pays nantais

 

A la fin de la réunion, nous sommes restés sur cette proposition :

 Partageons nos rêves et nos actions pour un bien-vivre commun en pays nantais.

 

          Conclusion 

Les 2 priorités aujourd’hui sont de choisir le thème définitif et d’envoyer les invitations (terminer le flyer) au plus tôt.

 

J’espère avoir à peu près bien retranscrit ce qui s’est dit, merci à vous d’apporter les modifications et compléments si besoin.

 

A bientôt,

Marie

 

PS : pour être alerté par mail des commentaires qui sont ajoutés à une discussion dans un groupe, penser à cliquer sur « suivre »

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Réponses à cette discussion

merci Marie pour ton compte rendu.

je trouve le thème super : simple et clair et concis localisé

 

et le complément de Loïc en pj, merci à tous, johanna

Pièces jointes :

Bonjour à tous,

Voilà le tableau récap des tâches pour compléter le CR de Marie (désolée les lignes s'effacent)

J'espère que c'est fidèle à ce que chacun a pu dire, sinon n'hésitez pas rectifier ds les commentaires.

Johanna va communiquer les adresses mail de ceux qui sont inscrits pour que les groupes puissent travailler de façon « autonome ».

Pour ceux qui se sont inscrits à une tâche et qui n'étaient pas là à la réunion du 2 mai, pouvez-vous s'il vous plait confirmer sur le ning que votre proposition tient toujours ?

Je pense à Fanny, Guy, Ludivine, Jean et Erick.

D'avance merci à vous !

Anaïk

 

COORDINATION (tte la durée)

 
 

AVANT (1 mois prépa)

LE 17 JUIN

APRES

REFERENT

 

 

Johanna

Johanna

Johanna

FACILITATEUR

 

 

Jocelyne

Jocelyne

Jocelyne

ANCREUR


 

 

 

Jean-Claude

HOTE

(accueille le FO et présente la thématique)

 

Prévoir 1 personne

ANNONCEUR

(annonces pratiques)

 


 

Eric

ENCADRANTS POUR SALLE DES NOUVELLES

(aident les rapporteurs)

 


 

Prévoir 2 personnes

LOGISTIQUE

Pascale

Jean-Claude

Simon

Pascale

Jean-Claude

Jean

Fanny

Pascale

Thierry

Jean

Fanny ?

 

 

ADMINISTRATIF

(gestion des inscriptions en amont et accueil des participants le 17)

Guy (sauf partie trésorerie)

Erick (ok pour trésorerie)

Fanny

Marie

 

 

Guy ?

Erick ?

Marie ?



 

 

 

COMMUNICATION

Johanna

Christophe

Serge

Marie

 


 

Carine (travail sur les infos recueillies pdt forum)

FESTIVITES + RESTAURATION

Eric (contact groupe musique)

Juliette

Loïc

Ludivine

 


 

Eric

Juliette

Loïc

Ludivine

Salut Anaïk, merci pour ton travail. 

le groupe com c'est réuni aujourd'hui, peux-tu ajouter dans le groupe, Eric Chapelin.

merci !

Salut Carine, en fait je ne peux malheureusement pas modifier le tableau que j'ai mis en ligne. S'il y a plusieurs modif je remettrai un nouveau tableau à jour.

J'espère que votre réunion com a été fructueuse!

 

Bonsoir,

Vous pouvez me rajouter dans le tableau dans la partie "administratif" pour le Jour J. je ne suis pas très dispo pour les réunions de prépa mais le jour J je suis tout à fait libre pour donner un coup de main, Anne

PS : si vous avez besoin d'un groupe j'ai peut-être des copains qui font du folk-rock qui pourraient être prêts à jouer...

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