9-CR5 Collectif TNT Béarn (16 janvier 2012)

18 Participants : Anne-Marie, Florence, Solange, Émilie, Ella, Joachim, Jean-Antoine, Marc, François, Olivier B., Jacques M., Mathieu, Thomas, Damien, André, Sébastien, Laurence et le facilitateur Jacques Laurent.

Remarques préalables :

Ce compte-rendu, CR5, restitue la réunion n°5 du 16 janvier et annonce la prochaine qui aura lieu le 23 janvier (le 1er forum du 12 février approche à très grande vitesse !)

L'objectif de ce CR est multiple : c'est à la fois un outil de « travail » pour le collectif TNT Béarn, un outil d’information pour la centaine de personnes ou d’associations qui le reçoivent en Béarn, ainsi qu’un outil de partage pour tous les groupes « TNT locaux » qui, en France, sont sur la même campagne TNT et les mêmes problématiques (par l’intermédiaire du groupe « TNT Béarn » sur le réseau social Colibris). Il ne se limitera donc pas aux « quelques heures » de la réunion, qui ne représentent qu’une toute petite partie (mais très importante) de l’avancée de notre « projet », mais, par souci de transparence, actualisera brièvement la situation.

Notes prises par André, compte-rendu complété par Jacques M et validé par les participants à la réunion n°5 avant envoi définitif du CR.

Cette soirée TNT Béarn (Transformons Nos Territoires) a permis d’accueillir notre facilitateur Jacques Laurent (qui vient de Montauban), que nous désignerons « le facilitateur » (pour éviter la confusion des « Jacques »). Elle a été décomposée en cinq parties :

I- Visite du local à Billère pour le 1er forum (le facilitateur, André et Jacques),

II- Réunion animée par le facilitateur,

III- Après le départ du facilitateur, survol et validation d’autres points (planning, invitation, constitution des équipes, budget,..)

IV- En final, très tard, des échanges ont eu lieu au sein du « groupe d’appui » sur des problèmes majeurs de « gouvernance » : nos modes de fonctionnement, sur les questions d’horizontalité/verticalité, de prise de décision, …

V- Un mot sur la visite d'André et Jacques à Emmaüs le 18 janvier pour préparer le 2ème forum des 10 et 11 mars.

 

I- Visite du local à Billère :
Les deux salles peuvent accueillir 150 personnes au total. La méthode « forum ouvert » FO nécessite une grande salle pour permettre aux participants d'être positionnés en grand cercle aéré, des murs pour affichage (« place du marché », « grand journal »,..), une « salle des nouvelles » avec une batterie d’ordinateurs, ainsi que la possibilité d’installer plusieurs ateliers (ex. une dizaine pour 80 participants),… sans exclure le repas. L’expérience montre que 3 m² /participant sont nécessaires.

Conclusion : limitation à 60 participants ou maintien des 80 indiqués (avec des « tentes » extérieures, en période d’hiver) : DECISION le 23 janvier. (Ce qui veut dire que pour le 2ème forum avec une hypothèse de 150 participants, il faudrait 450 m²).

II- Réunion avec le facilitateur :
L’Ordre du Jour, préétabli et très structuré par le facilitateur, a facilité l'animation de cette réunion préparatoire au 1er forum ouvert FO. Un survol sélectionné :                          

Présentation, espoir et crainte…

Un partage a permis de soulever des questions et d’évoquer nos diverses visions sur ce FO.
Quelques questions : comment motiver et éveiller les consciences ? Quels sont les risques de manipulation ? …

Quelques visions : expérience de conscience, expression d'intelligence collective, moyen de relier, outils de réappropriation de la décision et de l'action sociale…

Le facilitateur : le forum ouvert est un outil sans finalité en soi qui permet de répondre par l'échange très libre et la confrontation des idées à des problèmes complexes et de trouver des actions innovantes.                                                                                                            

Objectif de cette réunion                                                                                                     Finaliser l'organisation du forum en répartissant les tâches entre la direction, le comité organisateur et le facilitateur. La transposition vers notre mode de fonctionnement « expérimental » Béarn est délicate : pour faire caricatural, la « direction » (la maîtrise d’ouvrage) est voisine de notre « groupe d’appui », le comité organisateur (la maîtrise d’œuvre) est voisin des « fidèles » de nos rencontres TNT.
Validation des buts et thèmes du forum                                                                     La phrase centrale du 1er forum a été définitivement validée ainsi :                                      

Articulons en Béarn, nos actions individuelles et collectives pour aller vers un monde humain et responsable.

Cadres et limites
Le comité d'organisation devra établir les limites d'expression et les règles de protection de la vie privée (violence, racisme, prosélytisme, règles relatives à la publication et à la protection des coordonnées et identité des participants,…).
Chaque participant, quelque soit son positionnement, vient comme une personne, un citoyen pour un débat d’idées, avec des actions en perspective.
Date et lieu

Dimanche 12 février 2012 à Billère Centre Saint-Laurent.
Durée et horaire

Accueil à partir de 9h pour un démarrage impératif à 9h30 et un achèvement à 18h00.
Participants et invitation

Conformément aux décisions actées au CR4.
Rôles
Le facilitateur a précisé les rôles de chacun et fournira divers documents à son binôme de « contacts » Jacques M et André. Le démarrage de la journée s’effectuera par l’accueil puis deux brèves interventions successives du « technicien », puis de « l’hôte », avant la prise en mains par le facilitateur.
Pochette des participants

Une pochette nominative comprenant : les horaires, le plan de la salle, une fiche de responsabilité, les principes du forum, un modèle de rapport de discussions, une liste des participants vierge, une fiche d'évaluation, comment établir les priorités, pour en savoir plus sur le forum ouvert…
La liste des participants ne sera pas saisie sur le rapport du groupe de discussion, mais à part.
Ces pochettes seront réalisées par les bénévoles volontaires, le groupe logistique aidé du groupe administratif et dans la mesure du possible avec du matériel recyclé. Il serait souhaitable que les pochettes soient récupérées à la fin du forum pour réutilisation au second forum.
Les participants seront identifiés à l'aide d'un badge.
Logistique
Divers points sont évoqués : répartition des tâches entre le facilitateur et le comité d'organisation, gestion des déchets, coin pause, organisation des repas, organisation de la salle,... Il sera nécessaire de s’assurer de la présence et du bon fonctionnement de la sonorisation et du micro HF.
Pour les repas, chaque participant apportera son pique-nique.
La salle étant occupée jusqu’à minuit la veille du forum, la préparation s’effectuera le samedi 11 février à partir de 16h00 en un lieu à définir, pour préparer les affiches et les banderoles avec l'aide du facilitateur… L’installation de la salle s’effectuera le dimanche 12 février à 7h (accueil des participants à partir de 9h).
D’ores et déjà les bénévoles volontaires sont invités pour le samedi 16h et dimanche 7h.


Le comité d'organisation choisit :
-de distribuer les rapports de discussions sous forme électronique. Seuls les exemplaires destinés au grand journal seront imprimés,
-de réaliser les pochettes des participants et d'établir le modèle de rapport.
Il fournira en outre les ordinateurs de la salle des nouvelles, les tableaux papier et le coin pause.
Le facilitateur fournira le petit matériel de bureau, l'ordinateur central, deux imprimantes, les clés USB, les supports pour la place du marché et le grand journal.
Parole et musique

Une virgule musicale sera diffusée aux moments de transition pour rythmer le déroulement du forum.
Évaluation du forum

Une fiche d'évaluation (cf fiche Colibris) est fournie à chaque participant dans sa pochette. Un échange a lieu pour savoir, sur quels critères le comité d'organisation se baserait pour estimer la réussite du forum ?
Réponses : produit des idées réalisables, ressenti des participants, nombre de participants, enthousiasme, engagement des participants sur la suite, perspectives d'autres forums, essaimage, production de résultats innovants, comptes-rendus dans la presse,…
Agenda
Il n'y aura pas d'autres rencontres avec le facilitateur avant le 11 février.

Évaluation de cette rencontre avec le facilitateur

Cette rencontre très fructueuse a permis au comité d'organisation de mieux cerner les enjeux et l'importance du travail à effectuer pour réaliser ce forum. L'expérience du facilitateur nous a permis de prendre conscience de difficultés que nous n'avions pas envisagées concernant la taille du forum et son organisation. Son intervention nous simplifie beaucoup l'organisation.
 

III-Survol et diverses validations :

Compte tenu de l’heure avancée, des points abordés avec le facilitateur, des décisions déjà prises aux précédentes réunions, du départ progressif des participants à la réunion (travail le lendemain, il n’y a pas que des retraités !), cette partie se voulait rapide :

-Florence a amorcé un tableau donnant les coordonnées des membres du groupe de pilotage,

-la question des salles pour les deux forums a été réévoquée : pour le 12 février, limitation à 60 participants ou maintien des 80 indiqués (avec des « tentes » extérieures, en période d’hiver), 

-prochaine réunion n°6, le lundi 23 janvier à 19h30 au même lieu Cycles&Recycle avec une ultime n°7 dans la semaine du 30 janvier au 4 février.

-réponses aux deux questions urgentes évoquées : prêts d’ordinateurs portables et de tableaux paper-board : André précise que pour les ordinateurs, il y a presque le compte, mais pas encore pour les tableaux papiers.

Quant aux pré inscriptions, sur plus de 150 envois du CR, seuls une petite dizaine de personnes ont répondu : ces non-réponses sont très riches d’informations, même s’il y a une majorité de personnes pour penser que les 60 ou 80 participants devraient être atteints facilement.

 

IV- En final, très tard, des échanges ont eu lieu au sein du « groupe d’appui » sur des problèmes majeurs de « gouvernance » : nos modes de fonctionnement, sur les questions d’horizontalité/verticalité, de prise de décision, …

Pour réussir notre campagne, et nous pouvons être confiants, il peut être bon de faire un bref « arrêt sur images », sans complaisance à trois semaines du 1er forum. Déjà 5 réunions du collectif « TNT Béarn », avec un noyau de quelques 6/7 personnes et de nouveaux visages chaque fois, exprimant une volonté d’ouverture. Pardon d’exprimer mon ressenti d’initiateur et de coordinateur (avec Damien) de cette campagne « TNT Béarn » : le parti pris, largement (?) partagé, de dire « il n’y a pas de chef », tout le monde décide de tout, grands et petits problèmes, validation systématique de tout, conduit à l’effet inverse avec seulement une petite poignée de personnes qui « travaille » sur ce projet « collectif », un flou sur les responsabilités de chacun et certaines ambiguïtés.

Rien n’est dramatique, mais ceci est un appel à la vigilance pour respecter l’esprit Colibris : « Coopérer pour changer ». L’esprit Colibris : « basé sur la fédération de toutes les consciences qui partagent les mêmes valeurs, le Mouvement Colibris, mouvement pour la Terre et l’Humanisme est libre de toute référence idéologique, politique ou confessionnelle, ainsi que de toute autorité spirituelle ou laïque »

V- Un mot sur la visite d'André et Jacques à Emmaüs le 18 janvier pour préparer le 2ème forum des 10 et 11 mars.

Il apparaît clairement que, compte tenu de l’activité forte d’Emmaüs le samedi, de la saison hivernale, de la dimension « réduite » de la tente, des éléments supplémentaires glanés lors de la visite des locaux à Billère, le 2ème forum ne pourra pas se tenir à Emmaüs. Aussi, il est impératif qu’une salle abritée de 500m² soit trouvée à Pau ou à proximité de Pau. Les destinataires de ce compte-rendu sont invités à nous faire part de leurs propositions (salle à Pau ou dans les environs, 20 kms maximum). A défaut, lors du « dossier de presse » qui sera adressé début février, comme décidé au CR4, à la presse locale, écrite, radio et TV, un APPEL pourrait être lancé sous la forme ci-dessous ou équivalente.

Lancement d’un appel URGENT aux collectivités (communes de Pau et celles voisines d’une vingtaine de kilomètres aux alentours).

Pour le 2ème forum, le week-end des 10 et 11 mars, le collectif TNT Béarn est à la recherche d’une salle de 500 m², permettant l’accueil de 150/180 personnes de la société civile (citoyens, entreprises, syndicats, élus, etc...).

Merci d’avance aux collectivités pour leur réponse à notre préoccupation. Merci de prendre contact avec André Merle andre.merle@pau.fr  05 59 62 63 51 ou Jacques Mortier  jacques.mortier@gmail.com   06 16 94 09 37 et 05 59 81 87 92.

 

 

Prochaine réunion n°6 le lundi 23 janvier à 19h30 au même lieu Cycles&Recycle (21, rue Palassou à Pau)

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